Assim como outros processos de uma organização, uma boa gestão da informação precisa de etapas bem claras e definidas, assim como indicadores, para avaliar os resultados e desempenho. Saber como coletar, selecionar, classificar e analisar os dados permite que se façam escolhas mais acertadas na hora de planejar e executar a estratégia. Porém, nem sempre as organizações contam com os dados necessários para a tomada de decisão, o que faz com que tenham de confiar na intuição e em experiências passadas para decidir os rumos da empresa, embora isso nem sempre traga resultados positivos.
Nesse caso, a gestão de informação surge como uma solução para otimizar e embasar as decisões tomadas. Para entender melhor sobre o assunto, continue a leitura!

O que é e como funciona a gestão de informação?

A gestão de informação tem a ver com identificar, analisar, processar, interpretar e obter dados que auxiliem na busca de respostas e soluções para desafios corporativos. Ela também engloba o gerenciamento do fluxo de informações entre setores e profissionais, a segurança desses conteúdos e a utilização deles para apoiar as atividades, rotinas, tarefas e decisões organizacionais.
Ela é potencializada pelo emprego de soluções tecnológicas avançadas, como sistemas gerenciais, Big Data, ferramentas de comunicação, equipamentos de armazenagem e segurança de dados, etc. No mundo contemporâneo, a informação é um dos ativos mais importantes das empresas, sendo valorizada e responsável por boa parte dos resultados corporativos.
Para se ter uma ideia, uma falha nos sistemas que ocasione extravio de dados pode comprometer processos inteiros, o que significa equipamentos parados e profissionais sem saber ao certo o que fazer e quais orientações seguir.
Uma informação errada fornecida a um cliente pode ocasionar a perda dele e até problemas judiciais. Um dado incorreto na hora de programar ou orientar máquinas na linha de produção de uma indústria tem chances de acarretar prejuízos enormes, com lotes de produtos avariados ou inadequados.

Como aplicar a gestão de informação?

Para podermos aplicar a gestão da informação no nosso ambiente profissional, é fundamental buscar suporte nas principais tecnologias do mercado, bem como em procedimentos de excelência da área, por exemplo, adotar uma solução de Big Data para processar grandes volumes de dados e, assim, poder ser mais assertivo na análise das informações obtidas.
Isso porque esse recurso permite obter métricas, indicadores, porcentagens, infográficos, números e conteúdos que são fáceis de serem mensurados e usados como referências, facilitando o processo de transformar informações em ações.
Além dos dados analíticos, uma organização também precisa contar com soluções mais qualitativas para interpretar os dados coletados. Discussões em grupo, entrevistas em profundidade, pesquisa etnográficas, observação do comportamento são algumas das técnicas em pesquisa qualitativa que podem apoiar o mapeamento e entendimento dos comportamentos organizacionais e de mercado.
Também é importante aplicar processos de coleta e análise de dados, questionários, formulários e outras ferramentas para entender melhor o público.

Como a gestão de informação colabora na tomada de decisão?

Poucos profissionais se sentem seguros e confiantes na hora de decidir ou justificar uma ação empresarial que não estejam amparada por informações concretas. As consequências desses atos podem impactar as operações do negócio, os seus resultados e sua performance como um todo.
Todavia, contando com uma gestão de informação efetiva e baseada nas ferramentas apontadas acima, a segurança para decidir é potencializada e as chances de resultados inesperados são reduzidas. Assim, passamos a embasar nossas decisões em cima de métricas, diretrizes, indicadores e outras informações estruturadas e relevantes.

Como a pesquisa interna e externa pode ajudar?

Além das soluções apontadas acima, é importante realizar pesquisas externas para mensurar efetivamente o mercado, buscando entender os consumidores, avaliar níveis de satisfação, verificar tendências e oportunidades.
Por outro lado, também é vital aplicar pesquisas internas para medir como os colaboradores se sentem na organização, se o rendimento deles está de acordo com seus potenciais, para medir a atmosfera interna e até encontrar ideias criativas.
Toda essa informação coletada poderá gerar maior entendimento de múltiplos aspectos organizacionais, facilitando a tomada de decisão. E, além do mais, podem ser usadas em conjunto com as ferramentas tecnológicas para potencializar a qualidade das informações obtidas.
Aliás, para otimizar essas informações, também é indicado escolher uma empresa experiente e reconhecida na área para confeccionar e aplicar as pesquisas, pois nem sempre contamos com a estrutura adequada para realizar esse processo de forma satisfatória.
Por fim, é importante que ao aplicar a gestão de informação, também implemente-se a gestão do conhecimento. Dessa forma, será possível impulsionar os resultados e obter informações estratégicas mais alinhadas com as necessidades do mercado e que realmente colaborem na hora de tomar decisões importantes.
Agora que você já sabe como a gestão de informação afeta a tomada de decisão, que tal descobrir como a cultura organizacional impacta na sua empresa?